Jak Wybrać Odpowiednie Narzędzia do Automatyzacji?

Szukasz odpowiednich narzędzi do automatyzacji, ale nie wiesz, od czego zacząć? Oto kluczowe kroki, które pomogą Ci wybrać najlepsze rozwiązanie:

1. Zidentyfikuj procesy do automatyzacji: Skup się na zadaniach powtarzalnych, czasochłonnych, podatnych na błędy i opartych na jasnych regułach.
2. Określ mierniki sukcesu: Monitoruj czas realizacji, wskaźnik błędów, produktywność, satysfakcję klientów i oszczędności.
3. Sprawdź obecne systemy: Oceń kompatybilność z aktualnymi narzędziami, formatami danych i procesami przepływu pracy.
4. Wybierz odpowiednie narzędzie: Rozważ systemy RPA, BPMS, automatyzację codziennych zadań lub rozwiązania oparte na AI.
5. Przeanalizuj koszty: Uwzględnij licencje, integrację, szkolenia i utrzymanie, aby oszacować całkowity koszt wdrożenia.
6. Przeprowadź testy i szkolenia: Wdrażaj narzędzia etapowo, testuj je dokładnie i zapewnij odpowiednie szkolenia dla zespołu.

Tabela porównawcza popularnych narzędzi RPA na polskim rynku:

Automatyzacja to przyszłość biznesu – wybór odpowiednich narzędzi może zwiększyć wydajność, obniżyć koszty i poprawić jakość pracy. Zacznij od analizy potrzeb i wybierz rozwiązanie, które najlepiej pasuje do Twojej firmy.

Krok 1: Określ wymagania dotyczące automatyzacji

Lista procesów do automatyzacji

Zanim wybierzesz odpowiednie narzędzia, ustal, które procesy w Twojej firmie najlepiej nadają się do automatyzacji. Skoncentruj się na zadaniach, które spełniają poniższe kryteria:

Przykład: firma WebMakers zautomatyzowała 5‑minutowe zadanie programisty, co pozwoliło na zwrot inwestycji w ciągu 6 miesięcy i zaoszczędzenie 20 godzin pracy rocznie .

Po zidentyfikowaniu kluczowych procesów, przejdź do ustalenia wskaźników, które pomogą Ci ocenić efektywność wprowadzonych zmian.

Zdefiniuj mierniki sukcesu

Aby ocenić efekty automatyzacji, warto określić konkretne wskaźniki. Jak wskazują dane EZOFIS , jednym z istotnych mierników jest czas cyklu, czyli okres od rozpoczęcia do zakończenia procesu. Oto, co warto monitorować:

• Czas realizacji procesu – sprawdź, czy zadania są wykonywane szybciej.
• Wskaźnik błędów – oceń, czy liczba pomyłek została zredukowana.
• Produktywność pracowników – przeanalizuj, czy efektywność zespołu wzrosła.
• Satysfakcję klientów – zbadaj opinie użytkowników i wskaźnik NPS.
• Realne oszczędności – oblicz korzyści finansowe wynikające z automatyzacji.

Kiedy masz już jasno określone wskaźniki, przejdź do sprawdzenia, jak nowe rozwiązania mogą współpracować z istniejącymi systemami.

Sprawdź obecne systemy

Przeanalizuj aktualnie używane systemy, aby upewnić się, że automatyzacja będzie działać bez zakłóceń. Ważne aspekty do sprawdzenia to:

• Źródła i odbiorcy danych – zidentyfikuj, skąd dane pochodzą i dokąd trafiają.
• Formaty i struktury danych – oceń, czy dane są zgodne z wymaganiami nowych narzędzi.
• Procesy przepływu pracy – przeanalizuj, jak obecnie działa organizacja pracy.
• Integracja przez API – sprawdź, czy systemy mogą się ze sobą komunikować .

Dodatkowo zwróć uwagę na:

• Możliwości rozbudowy rozwiązań w przyszłości.
• Mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji.
• Sposoby obsługi błędów i wyjątków.
• Procesy związane z czyszczeniem i transformacją danych.

Przykład: jedna z firm z sektora finansowego przeprowadziła szczegółowy audyt systemów i wdrożyła reguły walidacji, co pozwoliło na osiągnięcie 98% dokładności w przetwarzaniu wniosków klientów .

Krok 2: Co wyróżnia dobre narzędzie do automatyzacji

Możliwość rozwoju

Wybierz narzędzie, które będzie rosło razem z Twoją firmą. Aż 78% firm planuje zwiększyć inwestycje w automatyzację w ciągu najbliższych trzech lat . Upewnij się, że system umożliwia:

• Dodawanie nowych procesów bez konieczności dużych zmian
• Łatwe skalowanie i dostosowanie do zmieniających się potrzeb

Integracja z innymi systemami

Sprawdź, czy narzędzie oferuje API, obsługiwane formaty danych i zabezpieczenia, które pozwalają na łatwą integrację z obecnymi systemami. Dobra integracja ogranicza błędy wprowadzania danych i zwiększa ich precyzję . Następnie oceń, czy narzędzie jest intuicyjne w obsłudze.

Intuicyjność obsługi

Dostępne narzędzia do automatyzacji można podzielić na trzy główne grupy:

• No-code: stworzone dla osób bez wiedzy technicznej
• Low-code: wymagają podstawowej znajomości programowania
• Full-code: przeznaczone dla zaawansowanych użytkowników

Po ocenie intuicyjności narzędzia koniecznie zwróć uwagę na kwestie związane z bezpieczeństwem danych.

Bezpieczeństwo danych

Zgodność z RODO to kluczowy aspekt w Polsce. Upewnij się, że wybrane narzędzie oferuje:

• Szyfrowanie danych zarówno w spoczynku, jak i podczas przesyłania
• Mechanizmy kontroli dostępu i autoryzacji
• Możliwość przeprowadzania audytów działań użytkowników
• Zgodność z lokalnymi przepisami prawnymi

Poza aspektami technicznymi, warto także dokładnie przeanalizować koszty wdrożenia.

Koszty i ich analiza

Przygotuj się na różne wydatki związane z automatyzacją. Licencja to zaledwie 25-30% całkowitych kosztów wdrożenia RPA .

Korzyści z wdrożenia RPA są znaczące: 92% poprawy zgodności z przepisami, 86% wzrostu produktywności, 90% poprawy jakości i 59% redukcji kosztów . Koszt prostych narzędzi do planowania zadań to mniej niż 40 000 zł, podczas gdy zaawansowane systemy automatyzacji procesów biznesowych mogą kosztować nawet 1 000 000 zł .

Jak wybrać najlepsze narzędzie do robotyzacji procesów biznesowych

sbb-itb-0578e4c

Krok 3: Rodzaje narzędzi do automatyzacji

Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki procesu, który chcemy zautomatyzować. Po przeanalizowaniu wymagań w Kroku 1 można rozważyć poniższe kategorie narzędzi:

Oprogramowanie RPA

Narzędzia RPA naśladują działania człowieka, automatyzując powtarzalne zadania, co pozwala na zwiększenie efektywności . Oto kilka popularnych rozwiązań dostępnych na polskim rynku:

Dobierając RPA, warto zestawić te dane z wymaganiami własnej firmy, aby upewnić się, że narzędzie spełnia konkretne potrzeby.

Systemy zarządzania procesami

Systemy BPMS (Business Process Management Systems) służą do dokumentowania procesów, wprowadzania kontroli i monitorowania potencjalnych problemów . Przykładem zastosowania jest Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny, który dzięki automatyzacji procesu likwidacji szkód zredukował czas i koszty obsługi .

Automatyzacja codziennych zadań

Narzędzia do automatyzacji rutynowych zadań biurowych mogą przynieść realne oszczędności czasu i zasobów. Badania pokazują, że 94% pracowników w USA wykonuje powtarzalne zadania, z których połowę można zautomatyzować .

Kilka przykładów efektywności automatyzacji:

• Sharp Electronics zwiększył produktywność obsługi klienta o 60% .
• Schneider Electric skrócił czas przetwarzania zamówień z godzin do minut .

Narzędzia oparte na AI

Technologie AI w połączeniu z RPA umożliwiają bardziej zaawansowaną automatyzację, zwiększając zakres możliwości. W produkcji narzędzia takie jak AnyRobot pomagają przewidywać ryzyka w łańcuchu dostaw .

"AnyRobot pozwala zaoszczędzić kilkaset godzin pracy zespołu po jednym dniu implementacji" - Forbes

Prognozy wskazują, że do 2030 roku 65% przedsiębiorstw produkcyjnych może obniżyć koszty operacyjne o 10% dzięki takim technologiom . W marketingu natomiast aż 75% pracowników skupi się na bardziej strategicznych zadaniach .

Krok 4: Wdrożenie i testowanie narzędzi

Po wybraniu odpowiedniego narzędzia czas na jego wdrożenie i dokładne testy, które pozwolą upewnić się, że wszystko działa sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami.

Wytyczne do testów wdrożeniowych

Szacuje się, że wartość rynku testów automatyzacji wynosiła 15 mld USD w 2020 roku i rośnie w tempie 16% rocznie .

Aby testowanie przebiegło sprawnie, warto pamiętać o kilku zasadach:

• Przygotuj środowisko QA, które jak najwierniej odwzorowuje warunki produkcyjne.
• Wdrażaj narzędzie etapowo, zaczynając od niewielkiej grupy użytkowników.
• Planuj wdrożenia z rozwagą – unikaj piątków oraz okresów świątecznych .

Gdy środowisko testowe i proces wdrożenia są gotowe, przejdź do przygotowania zespołu, który będzie korzystał z nowego narzędzia.

Plan szkolenia pracowników

Sukces wdrożenia zależy w dużej mierze od dobrze przygotowanego zespołu. Oto kluczowe elementy planu szkoleniowego:

• Ocena umiejętności – sprawdź, jakie kompetencje posiadają członkowie zespołu, aby dostosować szkolenie do ich potrzeb.
• Warsztaty praktyczne – organizuj ćwiczenia oparte na rzeczywistych scenariuszach biznesowych. Przykładowo, wdrożenie w Spotify z pomocą Mailchimp pozwoliło zmniejszyć wskaźnik odrzuconych wiadomości z 12,3% do 2,1% w ciągu 60 dni .
• Wsparcie po wdrożeniu – zapewnij dostęp do materiałów szkoleniowych oraz możliwość konsultacji technicznych.

Monitorowanie wyników

Aby ocenić efektywność wdrożenia, warto śledzić kluczowe wskaźniki:

• Pokrycie testami: (pokryte elementy / wszystkie elementy) × 100
• Stabilność systemu: (awarie / liczba uruchomień) × 100
• Zwrot z inwestycji (ROI): (korzyści - koszty) / koszty × 100

Ważne jest również eliminowanie niestabilnych testów, tzw. "flaky tests", aby proces testowania był bardziej wiarygodny .

Dobrym przykładem znaczenia monitorowania jest przypadek Datadog z marca 2023 roku, kiedy firma doświadczyła poważnej awarii. Problem wyniknął z jednoczesnego wdrożenia aktualizacji na wszystkich węzłach, co podkreśla znaczenie starannego planowania i testowania .

Regularne testy i dokładne monitorowanie wyników to podstawa udanego wdrożenia i dalszej optymalizacji procesów.

Podsumowanie: Jak Dokonać Właściwego Wyboru

Przegląd kroków wyboru

Podsumowując omówione kroki, warto skupić się na narzędziach oceny i strategiach, które pomogą w wyborze odpowiedniego rozwiązania do automatyzacji. Kluczem do sukcesu jest systematyczne podejście i uwzględnienie najważniejszych czynników wpływających na wdrożenie. Automatyzacja wymaga ciągłego nadzoru i dostosowywania do zmieniających się potrzeb.

"To be truly successful, managers must keep in mind that the majority of automation's costs come when there is a required change to the automation pattern."

Macierz Pugha to narzędzie, które umożliwia ocenę dostępnych opcji w oparciu o kluczowe kryteria:

Zastosowanie tych kryteriów pomoże w dokonaniu świadomego wyboru. Teraz przejdźmy do praktycznych wskazówek, które pozwolą osiągnąć sukces na dłuższą metę.

Wskazówki do sukcesu

"Automation is an effective trigger to revisit existing processes and determine their applicability in today's market. While it is true that repeatable processes warrant automation, it is important to make sure they're being executed the right way."

Aby osiągnąć długoterminowy sukces w automatyzacji, warto:

• Wyznaczyć lidera ds. automatyzacji, który będzie nadzorował procesy .
• Regularnie aktualizować skrypty automatyzacji, aby były zgodne z nowymi wersjami aplikacji .
• Monitorować postępy za pomocą narzędzi do zarządzania testami .
• Utrzymywać rozwiązania w prostocie, aby uniknąć zbędnych komplikacji .

"Automation, like any other spoke in the SDLC, is a feedback loop requiring monitoring and maintenance."

Powiązane posty na blogu

• 7 Kluczowych Etapów Transformacji Cyfrowej dla MŚP
• Jak Wdrożyć System CRM w Małej Firmie?
• Optymalizacja Procesów Biznesowych: Lista Kontrolna
• Analiza Danych w MŚP: Od Podstaw do Praktyki